Ordonnance n°2014-697 du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation électronique

Prise en application du 2° de l'article 1er de la loi n°2014-1 du 2 janvier 2014 habilitant le Gouvernement à simplifier et sécuriser la vie des entreprises, l'ordonnance n°2014-697 du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation électronique est parue au Journal officiel du 27 juin 2014.

Mesure du programme de simplification adopté par le comité interministériel de modernisation de l'action publique (CIMAP) du 17 juillet 2013, l'ordonnance prévoit la généralisation de l'usage des factures sous forme électronique dans les relations entre les personnes publiques et leurs fournisseurs. Cette dématérialisation, via une solution technique mutualisée mise à la disposition de tous les acteurs, sera progressivement imposée entre 2017 et 2020.

1. L'ordonnance s'inscrit dans le programme gouvernemental de simplification en faveur des entreprises.

Conformément à l'article 25 de la loi n°2008-776 du 4 août 2008 de modernisation de l'économie, l'Etat a l'obligation, depuis le 1er janvier 2012, d'accepter les factures électroniques émises par ses fournisseurs. Sur les 4 millions de factures reçues chaque année par ses services, seules 34 000 l'ont toutefois été sous forme dématérialisée en 2013. Aucune obligation comparable n'existe pour les collectivités territoriales ou les établissements publics. Les 95 millions de factures reçues annuellement par les personnes publiques sont ainsi transmises, dans leur grande majorité, sous format papier.

L'accélération de l'usage de la facture électronique, dans les relations entre l'Etat, les collectivités territoriales et les établissements publics avec leurs fournisseurs, est identifiée par tous les acteurs comme l'une des mesures essentielles de simplification en faveur des entreprises. La dématérialisation de ces échanges est en effet de nature à alléger la charge administrative pesant sur les opérateurs économiques, tout en facilitant les travaux des administrations.

Les nouvelles technologies offrent l'opportunité de progresser vers une relation plus efficace, en évitant des traitements manuels à faible valeur ajoutée qui représentent un coût significatif, aussi bien pour les entreprises que pour l'administration. La dématérialisation des factures permet ainsi des gains de temps dans l'envoi et le traitement de la facture, l'automatisation de la saisie, l'archivage électronique et la traçabilité des flux.

Pour les entreprises, la généralisation des factures électroniques constitue une source d'amélioration significative des flux de trésorerie et du besoin en fonds de roulement, notamment pour les PME. Elle facilite leurs relations avec les administrations, en bénéficiant du suivi en ligne du traitement de leurs factures.

Pour les personnes publiques, le développement de la facturation électronique est un gage de fiabilité et de sécurité. Il représente une source d'amélioration de la qualité comptable, la mise en place d'une chaîne de traitement automatisée et unifiée rendant plus fluide et plus fiable la circulation des -informations.

Cette mesure de simplification devrait permettre de réaliser des économies et des gains de productivité représentant plus de 710 millions d'euros par an en année pleine, dont 335 millions d'euros pour les entreprises.

2. L'ordonnance impose de transmettre et d'accepter les factures sous forme électronique.

L'article 1er de l'ordonnance institue, pour tous les fournisseurs des personnes publiques, une obligation de transmettre leurs factures sous forme électronique dans le cadre de leurs échanges avec celles-ci. En parallèle, il impose à ces mêmes personnes publiques d'accepter les factures électroniques qui leur sont transmises par leurs fournisseurs.

L'ordonnance a un champ d'application large :

- d'un point de vue matériel, elle s'applique à tous les contrats de la commande publique (marchés publics, délégations de service public, concessions de travaux ou contrats de partenariat) ;

- d'un point de vue organique, elle s'impose à tous les titulaires de contrats conclus avec l'Etat, les collectivités territoriales et leurs établissements publics respectifs, ainsi qu'aux sous-traitants de 1er rang desdits contrats. Elle est ainsi applicable à tous les opérateurs économiques, publics et privés, aux services centraux et déconcentrés de l'Etat, aux collectivités territoriales et à leurs groupements, ainsi qu'aux établissements publics nationaux et locaux, qu'ils soient administratifs ou industriels et commerciaux.

3. L'ordonnance prévoit la mise à disposition d'une solution technique mutualisée accessible à tous les acteurs.

L'article 2 de l'ordonnance prévoit la construction, la maintenance et la gestion par l'Etat d'une solution technique mutualisée permettant le dépôt, la réception et la transmission des factures électroniques. Ce « portail de facturation » sera, gratuitement, mis à la disposition des fournisseurs, des services de l'Etat, des collectivités territoriales et de leurs groupements, ainsi que des établissements publics. Seuls des coûts de raccordement ainsi que des frais de formation ou d'accompagnement sont à prévoir.

Seuls les services de renseignement de l'Etat pourront déroger, pour des impératifs liés à la défense ou la sécurité nationale, à l'obligation d'utiliser la solution mutualisée. Tous les fournisseurs, les autres services de l'Etat, les collectivités territoriales et les établissements publics devront utiliser cette solution technique pour mettre en oeuvre les obligations de transmission et d'acceptation des factures électroniques.

La solution mutualisée devrait être accessible aux fournisseurs, selon les deux modalités suivantes :

- soit en se connectant directement sur le « portail de facturation », pour y déposer, saisir, transférer ou suivre les factures électroniques ;

- soit en se connectant indirectement, via des portails ou dispositifs de dématérialisation mis en place par certains établissements publics ou collectivités territoriales. Le « portail de facturation » sera alors utilisable comme un service internet. Cette option technique permettra de ne pas remettre en cause les portails ou dispositifs techniques de dématérialisation, existants ou à venir, propres à certaines personnes publiques.

4. L'ordonnance fixe une entrée en vigueur différée et progressive een fonction des catégories de fournisseurs.

L'article 3 de l'ordonnance précise le calendrier d'entrée en vigueur des nouvelles obligations de dématérialisation fixées à son article 1er.

La dématérialisation des factures est imposée aux fournisseurs de manière différée, à compter du 1er janvier 2017, et progressive, d'ici au 1er janvier 2020, en tenant compte de la taille des entreprises concernées. Elle s'appliquera dès 2017 aux grandes entreprises et aux fournisseurs publics, puis sera étendue chaque année à une nouvelle catégorie d'entreprises au sens de l'article 3 du décret n°2008-1354 du 18 décembre 2008 relatif aux critères permettant de déterminer la catégorie d'appartenance d'une entreprise pour les besoins de l'analyse statistique et économique.

L'obligation, pour les fournisseurs, de transmettre leurs factures sous forme électronique concernera les contrats en cours d'exécution et les futurs contrats, selon l'échéancier suivant :

• Au 1er janvier 2017 : pour les grandes entreprises et les personnes publiques ;

• Au 1er janvier 2018 : pour les entreprises de taille intermédiaire ;

• Au 1er janvier 2019 : pour les petites et moyennes entreprises ;

• Au 1er janvier 2020 : pour les micro-entreprises.

L'obligation, pour l'Etat, les collectivités territoriales et les établissements publics, d'accepter les factures transmises par leurs fournisseurs sous forme électronique entrera en vigueur le 1er janvier 2017. A compter de cette date, ces personnes publiques ne pourront plus refuser les factures électroniques envoyées par leurs cocontractants ou leurs sous-traitants de 1er rang, que ces derniers soient soumis à l'obligation de dématérialisation ou qu'ils dématérialisent volontairement leurs factures.

Le dispositif d'entrée en vigueur proposé doit permettre aux fournisseurs et aux administrations de s'adapter à leurs nouvelles obligations. En effet, les personnes publiques bénéficieront indirectement de l'entrée en vigueur progressive prévue au I de l'article 3 pour les fournisseurs. L'ordonnance permet ainsi une montée en puissance régulière et réaliste de la facturation électronique.