Simplification des candidatures : dites-le nous une fois... mais actualisez-le à chaque fois !
Permettre aux entreprises de fournir une fois pour toutes leurs informations de candidature auprès d'une même personne publique lorsqu'elles répondent à plusieurs consultations... Cela part d'une bonne intention. Mais ce n'est pas si simple !, explique Arnaud Latrèche, adjoint au directeur de la commande publique et de la valorisation immobilière du conseil général de la Côte-d’Or.
Point de vue d’Arnaud Latrèche, adjoint au directeur de la commande publique et de la valorisation immobilière du conseil général de la Côte-d’Or
\ 15h05
Point de vue d’Arnaud Latrèche, adjoint au directeur de la commande publique et de la valorisation immobilière du conseil général de la Côte-d’Or
On le sait, les bonnes idées peuvent produire des effets pervers. Certes, nul ne peut sérieusement contester que l’article 5 du décret du 26 septembre 2014 portant mesures de simplification applicables aux marchés publics – et modifiant l’article 45 du Code des marchés publics – apporte de réels allégements pour les entreprises. Mais il porte également en lui le germe d’une nouvelle contrainte organisationnelle pour celles-ci, source de complexification.
Rappelons notamment qu’en vertu du nouveau dispositif, « le pouvoir adjudicateur peut prévoir, dans l’avis d’appel public à la concurrence ou dans les documents de la consultation, que les candidats ne sont pas tenus de fournir les documents et renseignements qui lui ont déjà été transmis dans le cadre d’une précédente consultation et qui demeurent valables. » Ce nouveau procédé appelle plusieurs remarques.
Mise à jour différenciée selon les acheteurs publics
En premier lieu, la question se pose de la future attitude des pouvoirs adjudicateurs, face à cette simple faculté. En effet, les acheteurs publics vont devoir réfléchir aux modalités de conservation desdits documents et renseignements, lesquels pourront d’ailleurs coexister en format papier et sous forme dématérialisée. De fait, l’obligation de dématérialiser les candidatures et les offres gagnera sans doute du terrain.
La question de l’accès à ces documents par les prestataires de la personne publique intervenant pendant la phase de consultation se pose également (maître d’œuvre, assistants à maîtrise d'ouvrage, avocats…).
Ensuite, dans l’hypothèse où le pouvoir adjudicateur décide d’offrir cette souplesse aux entreprises, ces dernières devront veiller à bien identifier la nature des documents et renseignements transmis, pour chaque consultation, afin de pouvoir procéder à la mise à jour des informations (chiffre d’affaires, effectifs, qualifications professionnelles, références…).
La tâche pourra s’avérer délicate pour l’entreprise. En effet, alors que la mise à jour de la candidature peut s’effectuer uniformément lorsqu’elle porte sur un dossier conservé au sein de l’entreprise, elle deviendra différenciée dès lors qu’il s’agira d’actualiser différents dossiers, conservés par différents acheteurs publics, dont le contenu pourra varier selon les périodes auxquelles ils ont été transmis et selon les dates auxquelles les différents pouvoirs adjudicateurs ont opté pour cette facilité du « dites-le nous une fois ».
Il convient d’insister sur le fait que la transmission une fois pour toute des capacités professionnelles, techniques et financières ne présume pas de la sélection in fine de la candidature. Même si un cap a été franchi, il ne s’agit pas encore d’un référencement de l’entreprise, d’un agrément unique de la candidature.
Enfin, il semble également utile de préciser que, le fait pour une entreprise de ne pas mettre à jour des informations ou renseignements devenus obsolètes (baisse des effectifs, diminution du chiffre d’affaires, perte d’une qualification professionnelle ou d’un agrément…) peut être constitutif d’une faute si le pouvoir adjudicateur, resté dans l’ignorance, continue à se fonder sur des renseignements devenus inexacts pour sélectionner l’entreprise.
Espace de stockage numérique unique
Afin de simplifier davantage les démarches des deux protagonistes, la solution pourrait être de mettre gratuitement à disposition de l’acheteur public les documents et renseignements attestant des capacités professionnelles, techniques et financières de l’entreprise sur un espace de stockage numérique unique, alimenté directement par celle-ci (service offert sur le site de l’entreprise via un code d’accès client par exemple). Ce procédé est également envisagé par l’article 5 du décret.
Ainsi, la mise à jour par le candidat d’informations centralisées s’en trouverait facilitée et mieux maîtrisée. Quant au pouvoir adjudicateur, il ne pourrait dès lors plus exiger du candidat qu’il produise ces informations, mais il disposerait d’une meilleure garantie de leur validité.
On le voit, il n’est pas si anodin que cela de ne transmettre qu’une fois un dossier de candidature, à plusieurs destinataires, à des moments différents, tout en sachant que la mise à jour de ce dossier ne devra pas être négligée, tant en plus-value pour pouvoir être sélectionné sur de nouveaux marchés, qu’en moins-value pour ne pas continuer à être sélectionné à tort.
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